Chaque mois, pas moins de 1 800 factures sont traitées par les collaborateurs du service Comptabilité et Contrôle de gestion. Au total, 23 000 documents fournisseurs transitent chaque année. C’est ce chiffre extravagant qui a invité l’Entreprise à se lancer dans une démarche de Gestion Electronique des Documents, la GED, effective depuis septembre 2020.
« On remplit des classeurs à n’en plus finir. Quand on a besoin de revenir sur un document, il nous faut fouiller aux archives papier », explique Sébastien, Responsable Administratif et Financier. Dès lors, le cahier des charges qu’il soumet à Bertrand, Directeur des Systèmes d’Information, est simple : retrouver ces documents fournisseurs plus facilement ET de manière autonome. C’est tout l’enjeu de la GED qui s’appuie sur un logiciel de reconnaissance de caractères nommé ELO. L’outil étudie les factures reçues sur une adresse mail dédiée et les stocke sur un serveur également dédié, sans aucune action humaine nécessaire.
Magique ! Et révolutionnaire ! Si Bertrand reconnaît que c’est une autre manière de travailler et donc « une habitude à prendre », Sébastien y voit des bénéfices immédiats pour tous. « C’est un gain de temps pour l’équipe Comptabilité qui aura moins de courrier à ouvrir et de tampons à apposer, mais c’est vrai aussi pour nos acheteurs qui retrouveront directement leurs factures sur la plateforme ELO. Depuis un an, on crée une commande pour chaque achat. ELO saura retrouver le numéro de commande indiqué sur la facture et le rattachera automatiquement à la commande Naviwest. Pour les commandes qui auront fait l’objet d’une réception dans Naviwest dès la livraison par le fournisseur, les factures pourront être mises en comptabilité sans aucune autre action de la part de l’acheteur ». Si le gain de temps est l’avantage incontestable de cette dématérialisation des documents, elle permettra aussi au contrôleur de gestion de suivre les dépenses de l’Entreprise en temps réel. Si on ajoute à cela la dimension écoresponsable de cet outil qui bannit le papier, la GED est définitivement l’outil du moment.
Mais alors nos fournisseurs sont essentiels au fonctionnement de l’outil ?
Ils doivent effectivement s’habituer à envoyer leurs factures non plus par courrier mais par email ! Une habitude à prendre qui présente de nombreux avantages : plus de papier, plus de mise sous pli, plus d’affranchissement, plus de perte de factures dans les méandres du courrier, et un délai de traitement, et donc de paiement, optimisé. De quoi séduire les nombreux partenaires de SOFRADI. Dès septembre, près de 1 000 fournisseurs ont été invités à passer au tout numérique pour leurs factures. « Chez SOFRADI, les fournisseurs représentent aujourd’hui le plus gros volume de documents à traiter ».
Une petite révolution est en marche …
Publié le 2 octobre 2020
